Электронная карточка учета выдачи сиз

Допускается ведение карточек учета выдачи СИЗ в электронной форме с обязательной персонификацией работника. Работодатель вправе организовать выдачу СИЗ и их сменных элементов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом требуется персонификация работника и автоматическое заполнение данных о выданных СИЗ в электронную форму карточки учета выдачи СИЗ. Что означает: обязательной персонификацией работника; автоматическое заполнение данных о выданных СИЗ? Что в итоге поменялось в порядке обеспечения СИЗ?

1) Обязательная персонификация означает, что порядок выдачи СИЗ через вендинговое оборудование должен обеспечить работодателю возможность установить какому именно работнику выданы СИЗ с целью осуществления контроля за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки.

2) Автоматическое заполнение данных о выданных СИЗ означает, что при получении работником СИЗ через вендинговое оборудование этот факт должен сразу отражаться в системе учета выдачи работника СИЗ с применением программных средств.

3) Изменениями, внесенными в Правила N 290н Приказом Минтруда России от 12.01.2015 N 2н, введена возможность ведения учета выдачи СИЗ в электронной форме без составления документа на бумажном носителе за подписью работника и возможность выдачи некоторых частей СИЗ через вендинговое оборудование.

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н.

Согласно п. 13 Правил работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки.

Сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам.

Выдача работникам и сдача ими СИЗ должны фиксироваться записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к настоящим Правилам.

Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ" и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Электронная карточка учета выдачи сиз

Очень часто у специалиста по охране труда возникают вопросы, связанные с процессом обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ: как автоматизировать учет выдачи спецодежды? Как отследить, чтоб каждый сотрудник был обеспечен спецодеждой во время и в соответствии с нужными размерами? Как избавится от бумажного документооборота? Как организовать ведение электронной карточки выдачи СИЗ?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан обеспечить работников спецодеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. В каждой организации, на каждом предприятии работодатель обязан организовать учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки и должным образом. Выдача сотрудникам спецодежды и приемка от них спецодежды регистрируется записью в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Давайте подробнее рассмотрим, что же такое личная карточка учета выдачи СИЗ?

Личная карточка учета выдачи СИЗ – это утвержденный документ, используемый для учета и регистрации факта установки норм, факта выдачи и возврата спецодежды. Форма личной карточки учета выдачи СИЗ утверждена «Приказом Минздравсоцразвития РФ» от 01.06.2009 г. № 290н и является единой, обязательной для всех.

Читайте также:  Вывоз мусора в квитанции жкх

Личная карточка заполняется на каждого сотрудника организации, которому необходимо выдать спецодежду и СИЗ, в соответствии с установленными типовым отраслевым нормами. Лицевая сторона карточки хранит информацию о данных сотрудника (Ф.И.О., табельный номер, дата поступления на работу, данные о размерах), информацию о наименовании пункта типовых отраслевых норм, информацию об установленных нормах выдачи спецодежды и СИЗ, информацию о количестве и периодичности выдачи. Оборотная сторона личной карточки отражает информацию о наименовании СИЗ, о дате и количестве выданной и возращенной СИЗ, отражает номера сертификатов или деклараций соответствия, и подписи получившего и принявшего СИЗ.

Как автоматизировать и упростить процесс учета выдачи спецодежды?

В настоящее время п. 13 «Приказа Минздравсоцразвития России» от 1 июня 2009 г. № 290н установлено, что вести учет личных карточек выдачи спецодежды и сиз можно в электронном виде.

При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, информирующей о получении, регистрируется информация о документе выдачи, содержащем подпись сотрудника. Данный документ может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, обобщающей информацию о выдаче для нескольких сотрудников.

В программе «Охрана труда» отлажен механизм ведения личной карточки спецодежды и СИЗ в электронном виде. Программа «Охрана труда» позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, посредством нажатия одной кнопки, после занесения необходимой информации в документах.

Рассмотрим алгоритм создания электронной личной карточки в программе «Охрана труда»:

1. На первом этапе необходимо заполнить документ «Установка норм спецодежды, СИЗ», который помогает нам зарегистрировать факт установки норм выдачи спецодежды, СИЗ. В программе предусмотрена возможность установки норм на подразделения, на профессии, на отдельные рабочие места, на конкретных сотрудников, на вредные факторы и на вредные вещества.
При выборе профессии и пункта ТОН программа сама проставит периодичность и необходимое кол-во для выдачи, а также укажет срок носки и состояние «Назначить».

Электронная карточка учета выдачи сиз

2. Далее необходимо заполнить документ «Установка потребностей в спецодежде, СИЗ». Данный документ помогает нам автоматически сформировать список сотрудников и список необходимой спецодежды, в соответствии с ранее установленными нормами. Кнопка «Заполнить» — «Заполнить по всем нормам» позволяет быстро и удобно заполнить табличную часть сотрудниками.

Электронная карточка учета выдачи сиз

3. Следующим этапом, при условии наличия СИЗ на складах, можно оформить выдачу, для этого заполним документ «Выдача спецодежды, СИЗ», который отражает факт выдачи спецодежды и СИЗ в эксплуатацию сотруднику, подразделению, рабочему месту. Табличная часть «Спецодежда и СИЗ» может быть заполнена автоматически (при помощи команд меню кнопки «Заполнить» над табличной частью документа) по потребностям для физ. лица, для сотрудника, для сотрудников в подразделении.

Электронная карточка учета выдачи сиз

После заполнения документа с легкостью можно распечатать «Ведомость учета выдачи спецодежды МБ-7», номер и дата которой будут отражаться в электронной личной карточке выдачи СИЗ, в графе «подпись получившего», сотруднику остается только расписаться в ведомости учета спецодежды.

Электронная карточка учета выдачи сиз

4. Последним, заключительным этапом является формирование электронной личной карточки для сотрудника, все данные в которую переносятся автоматически.

Электронная карточка учета выдачи сиз

Электронная карточка учета выдачи сиз

Схема бизнес-процесса обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ, реализованная в программном продукте "Охрана труда" для 1С: Предприятия 8:

Электронная карточка учета выдачи сиз

Переход на электронный учет спецодежды и ведение электронных личных карточек выдачи способствует:

  • минимизации временных затрат на заполнение, внесение данных, ведение личных карточек выдачи СИЗ;
  • снижению вероятности возникновения ошибок в процессе планировании и выдачи спецодежды;
  • появлению возможности оперативного планирования по количеству и виду номенклатуры СИЗ, на любой заданный период;
  • существенному сокращению затрат на выполнение мероприятий по реализации процедур в области охраны труда, за счет снижения ненужных запасов спецодежды;
  • значительному сокращению штрафов от надзорных организаций за нарушения в области охраны труда.
Читайте также:  Массаж без лицензии ответственность

Управление и ведение процесса обеспеченности спецодеждой сотрудников не должно вызывать проблем, задайтесь целью минимизировать ведение документооборота в бумажном виде, перейти к автоматизации процесса учета, автоматизации процесса выдачи спецодежды и программа «Охрана труда» поможет Вам в этом!

Нормами Трудового Кодекса предусмотрены гарантии для граждан, нанимаемых в коммерческие и государственные организации. Из положений законодательства следует, что предприятие обязано минимизировать влияние потенциальных вредностей и опасностей, характерных для производственного процесса. Чтобы исключить ущерб для здоровья и жизни специалистов, фирма предоставляет им средства защиты. Для фиксации этого факта и ведения внутреннего учета предусмотрен специальный документ – личная карточка учета выдачи СИЗ . Она заполняется уполномоченным лицом организации на унифицированном бланке и предоставляется контролирующим инстанциям при проведении проверок. Бланк и образец заполнения на 2019 год представлены ниже.

Электронная карточка учета выдачи сиз

Правила обеспечения персонала защитными средствами

В ст. 221 ТК РФ говорится, что фирмы-наниматели должны предоставлять сотрудникам экипировку и инструменты, защищающие их здоровье, если производство отвечает следующим критериям:

  • признано по результатам спецоценки вредным или опасным;
  • отличается воздействием на работников высоких температур или загрязнений.

Для каждой сферы промышленности установлены собственные нормы обеспечения персонала СИЗ. Они зафиксированы в отраслевых приказах Минтруда и Минздравсоцразвития. В этих нормативных актах указано, сколько предметов выдается каждому работнику в год. Компания вправе увеличить эти значения, закрепив новые стандарты в локальных актах. Их уменьшение не допускается действующим законодательством.

Электронная карточка учета выдачи сиз

В нормативных актах отдельно оговорены сроки предоставления СИЗ, рассчитанные законодателем с учетом среднего времени их износа. Фирма-наниматель регулярно заменяет предметы, пришедшие в негодность, организует стирку, просушку, починку изделий, свойства которых ухудшились в связи с длительным использованием.

Из ст. 239 ТК РФ следует, что работник, который не получил полагающиеся защитные средства, освобождается от материальной ответственности в случае, если его действия нанесли урон компании, привели к порче ее ценностей.

Учет выдачи СИЗ

Нормы и требования, согласно которым работодатели всех сфер деятельности приобретают, хранят и предоставляют персоналу СИЗ, сформулированы в Приказе Минздравсоцразвития РФ №290н от 01.06.09 г. Этот нормативный документ обязывает фирм-нанимателей:

  • покупать или брать в аренду за собственные деньги средства защиты работников, обозначенные отраслевыми приказами уполномоченных ведомств;
  • предоставлять персоналу СИЗ на безвозмездной основе;
  • использовать в производственном процессе СИЗ, прошедшие обязательную сертификацию;
  • сообщать специалистам о том, на получение каких предметов они имеют право;
  • своевременно заменять или ремонтировать изношенные СИЗ;
  • контролировать их техническое состояние в целях недопущения несчастных случаев на производстве.

Фирма-наниматель вправе разработать собственные правила предоставления средств защиты, улучшающие положение работников, использовать более совершенные модели инвентаря по сравнению с теми, что предписаны нормами действующего законодательства. Учет их выдачи по выбору работодателя ведется в бумажной или электронной форме.

Работники обязаны соблюдать правила применения СИЗ, пользоваться ими исключительно во время трудовой смены и своевременно уведомлять администрацию о случаях выхода инвентаря из строя.

Как оформляется карточка СИЗ?

Чтобы вести учет выдачи средств защиты для персонала, фирма-наниматель использует типовой образец карточки, закрепленный приказом Минздравсоцразвития №28н от 27.01.10 г. Он состоит из двух сторон, распечатываемых на одном листе. На лицевой указывается следующая информация:

  • ФИО наемного специалиста;
  • его табельный №;
  • его должностная позиция в компании;
  • подразделение его трудоустройства (отдел, департамент);
  • дата приема в штат коммерческой структуры;
  • сведения о кадровых перемещениях сотрудника;
  • пол лица;
  • данные о габаритах гражданина, в соответствии с которыми будет подбираться одежда и иная экипировка (например, перчатки, противогаза): рост, обмеры.

Далее указывается, согласно какому нормативно-правовому акту специалисту конкретной профессии положена выдача защитных средств. В нижней части лицевой страницы располагается таблица, по строкам которой указывается, какие вещи предоставляются гражданину (например, халат и брюки против воздействия растворов кислот, фартук с нагрудником, резиновые перчатки, противогаз и т.д.). По столбцам обозначается:

  • пункт нормативного акта, согласно которому конкретный предмет выдается сотруднику;
  • единица измерения СИЗ (как правило, «шт.»);
  • количество в год согласно положениям законодательства.
Читайте также:  Ответ на претензию по мебели

В нижней части страницы проставляется подпись уполномоченного лица – начальника соответствующего департамента. Рядом дается ее расшифровка.
На оборотной стороне карточки содержится информация о фактическом движении СИЗ: сколько предметов получил наемный специалист, какое количество из них вернул на склад. Данные оформляются в виде таблицы, каждая строка которой посвящена конкретному виду средств защиты. По столбцам указывается:

  • название СИЗ;
  • номер документа, подтверждающего надлежащее качество изделия в системах декларирования или сертификации;
  • данные о факте выдачи изделий: дата, их количество, исходное состояние и виза работника-получателя;
  • информация о возврате СИЗ на склад: календарный день, число изделий, степень износа, подписи сдающего и приемщика.

Скачать бланк

Образец заполнения на 2019 год

Если СИЗ нужны фирме не регулярно, а время от времени (например, для ежеквартальных визитов директора предприятия на опасное производство), для этих целей можно завести карточку с типовой надписью «Дежурный», а не указывать данные конкретного лица, получившего костюм или фартук для прохода в цех.

Нюансы составления документа на предприятии

Действующее законодательство предполагает, что работодатель вправе заполнять карточки как вручную, так и при помощи программных средств. Во втором случае их структура должна на 100% отвечать типовой, утвержденной Минздравсоцразвития. Вместо «живой» подписи работника, взявшего ценности, в ней проставляется дата и номер первичного документа, оформленного бухгалтером в момент выдачи СИЗ, на котором имеется «физическая» виза наемного специалиста.

Работодатель может организовать выдачу защитных средств при помощи вендинговых автоматов, не предполагающих физическое участие кладовщиков или иных уполномоченных лиц. При этом сотрудник, получивший каждый предмет, должен быть персонифицирован. Автоматизация процесса не освобождает компанию от необходимости заполнения карточек.
Фирма-наниматель самостоятельно определяет лицо, которое будет ответственно за ведение документов. Должность и ФИО уполномоченного работника закрепляется ее локальными актами. Как правило, в этой роли выступает:

  • кладовщик;
  • заведующий складом;
  • начальник цеха и т.д.

Законом установлено, что данная функция не может быть возложена на инженера по охране труда. Это объясняется тем, что его задача – последующий контроль корректности заполнения карточек и полноты отраженной в них информации.

Карточку нельзя заменить другими аналогичными документами, например, приказом о выдаче СИЗ. Дело в том, что в этом распорядительном документе не указывается конкретная дата получения средств защиты работником, т.е. по нему нельзя отследить их фактический износ.

Сроки хранения заполненных карточек и ответственность

В перечнях Минкультуры №558 от 25.08.10 г., на основании которых определяются сроки хранения архивных документов на предприятии, карточка выдачи СИЗ не упомянута. Из сложившейся юридической практики следует, что компаниям-нанимателям нужно ориентироваться на период хранения списков по выдаче средств защиты. Он равен одному календарному году.

Если работодатель уклоняется от обязанностей по заполнению карточек или не сохраняет их в архиве в течение года, к нему применяются меры административной ответственности. Согласно положениям 5.27 КоАП РФ , штраф составит:

  1. 1-5 тыс. руб. – для руководителя компании или ИП;
  2. 30-50 тыс. руб. – для юридического лица.

Если нарушение трудового законодательства выявлено повторно, размер штрафных санкций увеличивается. Физические лица и ИП оплачивают в бюджет сумму до 20 тыс. руб., компании – до 70 тыс. руб. Дополнительная мера ответственности для руководителей – их административная дисквалификация (лишение права занимать определенные должности) на период 1-3 года.

[Всего голосов: 0    Средний: 0/5]

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *